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【２】 残業の事前申請制の導入
前回は、【１】労働時間の管理 についての説明をしましたが、
「労働時間の客観的記録」と併せて、導入したいのが「残業の事前申請制」です。
具体的なフローは、まず社員が残業が必要と考えた場合に、
事前に
「残業して行うべき具体的な業務内容」
「それにかかる時間数」
を上司（または所属長）に申請します。
申請を受けた上司は、「残業が必要か否か」「申告時間数が適正か」を判断し、
（必要に応じて）残業を承認します。
このように、上司の承認が得れた場合のみ残業ができる というフローを
明確にしておくことの目的は、大きく２つあります。
★ポイント①★ 時間管理への意識向上
どのような会社でも、上司は部下に対して、高い生産性をもって成果を
上げてほしいと望んでいるはずです。
そして、部下も自分の能力を発揮し、会社やチームに貢献したいと考えて
いることでしょう。
「残業する場合は事前の申請が必要」というルールを明確にすることで、
上司は定時内で業務が終わるように意識するようになり、部下の方も上司や
まわりの顔を伺って居残っていた残業や、アピール目的のだらだら残業が
減っていきます。
また、残業発生時には「成果」と「時間」について、上司とコミュニケーション
をとることになりますので、部下が「残業してまでするべき仕事かどうか」を
考えるようになります。
結果として、「時間意識」「コスト意識」が高まり、生産性向上に繋がります。
★ポイント②★ 将来の訴訟リスクへの対応
ほとんどの社員の方は、良心的で会社に貢献しようと懸命に働かれていますが、
ごく稀に、会社のルールを逆手に取り、利己的に振る舞う方もいます。
「残業するときは必ず申告している」ということをルールとしておくことで、
仮にサービス残業で労働争議となった際に、事前に承認を得ていない残業については、
在社していても業務をしていないという推定を働かせることができます。
※ 労働争議の場合はケースバイケースですので、個別にご相談ください
「残業の事前申請制」の運用を徹底することで、
このような潜在的なリスクも回避することができます。
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